Purchasing Officer

วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง (Position Objective)

รับผิดชอบการดำเนินงานด้านการจัดซื้อสินค้าและบริการของบริษัทอย่างครบวงจร ตั้งแต่การวางแผนงบประมาณ การขออนุมัติ (BR) การจัดทำคำขอจัดซื้อ (PR) การออกใบสั่งซื้อ (PO) การติดตามการส่งมอบ การตรวจรับสินค้า/บริการ ตลอดจนการตรวจสอบเอกสารทางบัญชีเพื่อการจ่ายเงิน โดยครอบคลุมการจัดซื้อ 3 ประเภทหลัก ได้แก่

1. งานจัดซื้อทั่วไปของสำนักงาน
2. งานจัดซื้อโครงการ (Privilege Program และ IT Consulting)
3. งานจัดซื้อด้านการตลาด (Marketing / Event / Production)

เพื่อให้การจัดซื้อเป็นไปอย่างถูกต้อง โปร่งใส คุ้มค่า สอดคล้องกับงบประมาณ ระยะเวลา และนโยบายของบริษัท

ขอบเขตงานและหน้าที่ความรับผิดชอบ (Key Responsibilities)

1. งานจัดซื้อทั่วไปของสำนักงาน (Office Purchasing)

• ดำเนินการจัดซื้อสินค้าและบริการทั่วไปที่ใช้ภายในสำนักงาน เช่น อุปกรณ์สำนักงาน วัสดุสิ้นเปลือง อุปกรณ์ IT พื้นฐาน งานซ่อมบำรุง และบริการต่าง ๆ
• รวบรวมความต้องการจากแต่ละฝ่าย ตรวจสอบความเหมาะสมและความจำเป็นของการจัดซื้อ
• เปรียบเทียบราคา คุณภาพ ระยะเวลา และเงื่อนไขของผู้ขายหลายราย เพื่อให้ได้ข้อเสนอที่เหมาะสมและคุ้มค่าที่สุด
• เจรจาต่อรองราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และระยะเวลาการส่งมอบ
• ออกใบสั่งซื้อ (PO) และติดตามการจัดส่งให้เป็นไปตามกำหนด
• ตรวจรับสินค้าและบริการให้ตรงตาม PO และแจ้งแก้ไขกรณีพบความคลาดเคลื่อน

2. งานจัดซื้อโครงการ (Project Purchasing)
2.1 งานจัดซื้อสำหรับโครงการ Privilege Program

• วางแผนและดำเนินการจัดซื้อสินค้าและบริการที่ใช้ในโปรแกรม Privilege และการแลกแต้มของลูกค้า
• ประสานงานกับทีม Account / Project / Operation เพื่อทำความเข้าใจรายละเอียดแคมเปญ เงื่อนไขการแลกแต้ม และปริมาณการใช้งาน
• เจรจาต่อรองกับผู้ขายเพื่อขอราคาพิเศษหรือเงื่อนไขเฉพาะสำหรับโครงการ Privilege
• ควบคุมงบประมาณและต้นทุนสินค้าให้เป็นไปตาม Budget ที่ได้รับอนุมัติ
• ติดตามการจัดส่งสินค้าให้ตรงตามกำหนดของแคมเปญ และแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

2.2 งานจัดซื้อสำหรับโครงการ IT Consulting

• ดูแลการจัดซื้อสินค้าและบริการที่เกี่ยวข้องกับโครงการ IT Consulting เช่น Software, Hardware, License, Outsource หรือบริการเฉพาะทาง
• ประสานงานกับทีม IT และทีมโครงการ เพื่อให้การจัดซื้อสอดคล้องกับ Scope of Work และ Timeline ของโครงการ
• ตรวจสอบสัญญา ใบเสนอราคา และเงื่อนไขการให้บริการก่อนดำเนินการจัดซื้อ
• ติดตามผลการส่งมอบและการให้บริการของผู้ขายให้เป็นไปตามข้อตกลง

3. งานจัดซื้อด้านการตลาด (Marketing Purchasing)

• ดำเนินการจัดซื้อที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางการตลาด เช่น

• งานออกบูธ / อีเวนต์

• การผลิตสื่อประชาสัมพันธ์
• การถ่ายทำวิดีโอ / คอนเทนต์ / สื่อโฆษณา
• ประสานงานกับทีม Marketing เพื่อรับ Brief งานและงบประมาณ
• เปรียบเทียบราคาและคัดเลือก Supplier / Production / Organizer ที่เหมาะสม
• เจรจาต่อรองราคาและเงื่อนไขการให้บริการ
• ติดตามการส่งมอบงานให้ตรงตาม Timeline ของกิจกรรม

4. การจัดทำ Budget Request (BR)

• จัดทำ Budget Request (BR) สำหรับการจัดซื้อทุกประเภทก่อนเริ่มกระบวนการ PR
• ประเมินต้นทุน ราคา และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง พร้อมจัดทำข้อมูลประกอบการขออนุมัติ
• ตรวจสอบความสอดคล้องของงบประมาณกับแผนงานและนโยบายบริษัท
• นำส่ง BR เพื่อขออนุมัติจากผู้บริหาร และติดตามสถานะการอนุมัติ

5. การจัดทำ Purchasing Request (PR) และใบสั่งซื้อ (PO)

• จัดทำ Purchasing Request (PR) หลังจากได้รับอนุมัติ BR
• จัดทำและออกใบสั่งซื้อ (PO) ให้ถูกต้องตามขั้นตอนและอำนาจอนุมัติ
• บันทึกและจัดเก็บเอกสารการจัดซื้อให้เป็นระบบและตรวจสอบได้

6. การตรวจสอบเอกสารและประสานงานการจ่ายเงิน

• ตรวจสอบความถูกต้องของใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบการจ่ายเงิน
• ตรวจสอบความสอดคล้องของเอกสารกับ PO และเงื่อนไขที่ตกลงไว้
• ประสานงานกับฝ่ายบัญชีเพื่อดำเนินการจ่ายเงินตามขั้นตอน
• ติดตามสถานะการจ่ายเงินและแก้ไขปัญหาเอกสารที่ไม่ถูกต้อง

คุณสมบัติที่ต้องการ (Qualifications)

• ปริญญาตรี สาขาการจัดการ บริหารธุรกิจ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
• มีประสบการณ์ด้านงานจัดซื้ออย่างน้อย 2 ปี
• มีความเข้าใจในกระบวนการจัดซื้อ การขออนุมัติงบประมาณ และเอกสารทางบัญชี
• มีทักษะการเจรจาต่อรอง การสื่อสาร และการประสานงานที่ดี
• สามารถทำงานภายใต้แรงกดดัน และจัดการหลายโครงการพร้อมกันได้
• ใช้งาน Microsoft Office ได้ดี โดยเฉพาะ Excel
• มีความละเอียด รอบคอบ และสามารถทำงานร่วมกับหลายฝ่ายได้ดี

---