Contrat National

**JOB.TIT**LE**

**What will be your role?**

L'agence de Bangkok recrute un(e) assistant(e) de bureau pour travailler avec toutes les équipes de l'agence. Le poste offre une grande variété de tâches pour les personnes souhaitant apprendre et se développer professionnellement. C'est également un poste exigeant, car les clients internes nécessitent un niveau de soutien élevé et le nombre de fournisseurs est important, compte tenu de la taille de l'agence.

Points clés à retenir concernant le poste:

- Le personnel de l'agence de Bangkok voyage beaucoup dans la région (déplacements à organiser) ;
- Il y a de nombreux visiteurs étrangers à Bangkok (visites à organiser) ;
- Le personnel expatrié est logé par l'AFD, avec un soutien complet fourni par la gestion du bureau ;
- Les fournisseurs sont nombreux et les sujets variés (voyages, informatique, gestion des fournisseurs, etc.).

En collaboration avec l'Office Manager (votre futur manager), l'Assistant(e) de Bureau fera des propositions pour améliorer l'efficacité et la productivité des activités de gestion du bureau. La direction de l'agence de Bangkok accueillera favorablement toutes les propositions et, lorsqu'elles seront acceptées, mettra à disposition de l'équipe de gestion du bureau les ressources nécessaires pour mettre en œuvre ces améliorations (soutien externe ou du siège, budgets, renforts temporaires, etc.).

Des propositions sont attendues dans les domaines suivants:

- Organiser le bureau et assister le personnel de manière à optimiser les procédures
- Trier et distribuer les communications en temps voulu
- Créer et mettre à jour les dossiers en garantissant l'exactitude et la validité des informations
- Planifier et organiser des réunions et des rendez-vous
- Surveiller le niveau des fournitures et gérer les pénuries
- Résoudre les dysfonctionnements liés au bureau et répondre aux demandes ou problèmes
- Coordonner avec d'autres équipes (Bangkok ou siège) pour assurer le respect des procédures
- Entretenir des relations de confiance avec les fournisseurs, clients et collègues
- Effectuer des tâches de réceptionniste si nécessaire
- Maintenir les systèmes informatiques de l'agence en conditions opérationnelles

Principales tâches
L'Assistant(e) de Bureau et l'Intérimaire seront impliqués dans les domaines suivants, avec une répartition des charges de travail qui variera en fonction du volume de travail. Le Responsable de Bureau assumera directement certaines de ces actions, car la gestion d'équipe n'occupera pas 100 % de son temps.
- 001) Secrétariat général et exécutif
- 002) Voyages d'affaires
- 003) Arrivée et départ des expatriés
- 004) Gestion des fournisseurs (hors SI)
- 005) Logistique de l'agence
- 006) Sécurité
- 007) Technologies de l'information (CIL)
- 008) Cours de formation régionaux et séminaires
- 009) Préparation des paiements
- 010) Diligence raisonnable (PROPARCO)

**Who are we looking for?**
L'Assistant(e) de Bureau devra avoir au moins 5 ans d'expérience en assistance de haut niveau.

Compétences et aptitudes requises
La personne doit maîtriser l'anglais
La maîtrise du français serait un plus.

Compétences personnelles et professionnelles
- Expérience avérée en tant qu'assistant(e) de bureau ou dans un autre rôle administratif pertinent
- Bonne connaissance des équipements de bureau
- Solide compréhension des procédures de gestion de bureau
- Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps
- Capacités analytiques et aptitude à résoudre des problèmes
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais (et éventuellement en français)
- Maîtrise de MS Office
- Capacité à analyser des données avec différents outils comme PoweQuery et PowerBI

Langues
- Maîtrise de l'anglais écrit et parlé
- Connaissance du français ou, à tout le moins, volonté d'apprendre le français dans le cadre d'une évolution de carrière

**What team are you joining?**
L'effectif du Groupe AFD en Asie du Sud-Est est d'environ 100 personnes (AFD + Proparco + Expertise France), avec un portefeuille d'investissements dans la région d'Asie du Sud-Est d'environ 4 milliards d'euros (plus de 250 projets de prêts, subventions et assistance technique). Le bureau de Bangkok est le siège régional pour l'Asie du Sud-Est. Son équipe, composée d'une trentaine de personnes, inclut des experts expatriés et des collaborateurs thaïlandais qui travaillent en coordination avec les bureaux de l'AFD dans la région d'Asie du Sud-Est et le siège de l'AFD en France. Vous rejoindrez le Pôle Office Management de l'agence de Bangkok, comprenant une Office Manager et 2 assistant.e.s (dont vous). L'équipe est jeune et dynamique. Les interactions avec les équipes françaises et thaïlandaises sont nombreuses et quotidiennes.

**Why join the French Development Agency?**
Joining AFD means contributing to the construction of a common worl